Outil de communication interne

Pour créer un logiciel de communication interne, la première étape consiste à évaluer les besoins de votre entreprise. Il est important de comprendre vos processus actuels, les informations et les ressources qui doivent être accessibles à tous les employés, ainsi que les niveaux de sécurité et d'autorisation requis pour accéder à ces informations.

Une réflexion importante en deuxième étape doit être portée sur les rôles des utilisateurs de votre intranet. Imaginez une hiérarchie pyramidale : en commençant par le simple utilisateur (souvent les salariés), puis les administrateurs (réservés à la direction) et enfin les super administrateurs (les gérants IT). Des accès spécifiques peuvent être créés selon le niveau de confidentialité des données, par exemple pour les chefs d’équipe, les responsables financiers et les auditeurs internes.

La troisième étape consiste en l’établissement d'un budget et d'un calendrier en fonction de vos objectifs. Des réunions de brainstorm et de collaboration sont établies dans l’objectif de lister les fonctionnalités dont vous avez besoin et de constituer des équipes de travail pour créer un réseau social d'entreprise à votre image.

Ensuite, lors de la quatrième étape, nos équipes spécialisées en UX se chargent de créer des maquettes pour visualiser la conception visuelle votre futur outil de communication interne. Cela inclut la création de la charte graphique et du design du site (logos, couleurs, typographies, etc.). Également à cette étape, nous en planifions son architecture, élaborons sa navigation et déterminons l'emplacement de vos différents contenus.

Passons désormais au développement web, soit la cinquième étape dans la création d’un site intranet. Cela implique la création de pages web, la configuration des serveurs, la gestion des bases de données et la mise en place des fonctionnalités nécessaires pour votre entreprise, comme l'accès à distance, le partage de fichiers, la messagerie instantanée, les forums de discussion, etc. Nous développons aussi des fonctionnalités spécifiques (par exemple : gestion des ressources humaines, gestion de projet, système de messagerie interne, etc.)

Après la mise en place du site et les configurations du serveur web, votre nouvel intranet est déployé sur un serveur sécurisé.  La sixième étape consiste donc à tester votre intranet. Il est important de vérifier toutes les fonctionnalités de votre intranet et de corriger les éventuels bugs avant le lancement définitif. Les tests doivent également inclure la vérification de la sécurité, l'accessibilité et l'ergonomie de votre intranet.

Il est important de considérer la formation de vos employés à l'utilisation de votre réseau social d'entrerpise pour un déploiement réussi lors de la septième étape. Par le biais de la communication interne, une formation devrait être proposée à tous les futurs utilisateurs pour qu'ils sachent comment accéder aux informations et aux ressources disponibles sur l'intranet. Une fois que tout le personnel est formé, vous pouvez déployer votre intranet pour une utilisation quotidienne.

Pour assurer la qualité de service de votre site intranet sur le long terme, il est important d’en planifier sa maintenance et ses mises à jour, notamment pour des questions de sécurité. Grâce aux abonnements de maintenance Definima, vous bénéficiez d’une assistance technique, une gestion des contenus du site, une surveillance des performances et un support utilisateur.